這裏所提到的經營管理報表，依照其使用目的，可區分為經營報表與管理報表。後者其實就是公司內的一般作業表單，或再進一步經過簡略統計整理出來的資料資料，一般公司由於內部單位管理參考的必要，都會有這些管理報表的設定。而前者經營報表則為根據年度目標的專案及數值設定，每月顯現其經營目標的達成狀況，也就是代表經營者的整體經營成果表現。很多小公司都會有內部管理報表，卻缺少經營報表，或是未適當設定經營報表的專案及目標數值。而且更大的錯誤在於有些經營者認為，每個月的財務報表就已經是公司的經營報表。特別要強調的是財務報表所呈現的只是每個月的整體經營成果資料，而經營報表除了這些資料，還呈現各部門的作業品質狀況，提供經營者及時的改進方向考量。
如何制定經營報表呢？首先是要選定公司與各部門的主要管制目標專項，並且根據去年度的達成資料，及新年度的預估狀況，訂定新年度的目標資料，再參考年度內各月份的淡旺季差異，分別修訂成各月份的目標資料。執行重點為經營者與部門責任主管，每個月應該針對實際的目標達成情形，提出檢討改善或適時重新修訂目標值。另外在制定年度計畫之時，也應該同時檢討各部門之計畫，是否與公司整體計畫配合，以免目標互相衝突或浪費部門乃至公司資源。在每個月或每季的目標達成情形持續追蹤之下，經營者與部門責任主管勢必承受明顯的改善壓力，整個公司也會由過去的守成經營，轉而發揮效率追求突破發展。
至於應該如何選定項目呢？以公司整體經營成果面考量，配合財務報表的需求，當然是第一選擇的重點專案。例如，銷售業績額，利潤額，材料附加值，成品及材料庫存金額等等。然後再針對各責任部門分別選定專案，以呈現各部門的作業績效，但是專案不宜太多，以免因而模糊焦點。例如，業務單位的應收賬款，訂單接單金額，業務費用等。生產單位的成本效率，製造費用，直接人力，良品直通率等。品質單位的客戶退貨率，物料及外製品退貨率，客訴損失金額等。技術單位的新機型研發件數或時間，研發費用，技術重工損失等。管理單位的間接人力或費用，加班時數，物料停線損失等。
最重要的是，專案及合格標準的設定必須合理，而且所提報的資料必須有正確性，才能提供有效的評核與改善依據。如果不需要努力就能達成的目標，或是整年度內再多的努力，也難以達成的目標，就完全失去訂定的意義。另外也可以活用經營報表的目的，隨時增加以未來半年度或以未來一季為管制目標的專案。
留言列表
