當本部門人員連續發生失誤之時,受罰的人員永遠是部屬個人,部門主管會沒有督導及教育責任嗎?即使是隸屬新人的下屬發生失誤,如果不是主管未給予適當的教導,就是下屬能力不足,無法適任現有工作,而主管仍繼續放縱讓其發生失誤,也顯現部門主管對於本單位的績效不予重視,如此不僅間接鼓勵不良人員繼續犯錯,對於優秀分子的士氣也是一大打擊。最後的結果是公司賞罰制度模糊,制度流程完全偏離走樣。如何讓部門主管能確實改變管理心態,挑起部門事務的責任承擔,才能真正由上而下全面的改善公司的經營。以下為針對部門主管的管理心態所提出的問題,也希望藉此讓部門主管自我省思激勵。

 

問題一:當部屬的預定工作進度未能及時達成,身為主管的你會知道嗎?

答案往往是不會知道,因為屬下沒有及時向主管求救或報告延誤原因,就算是能知道其訊息也多半是來自別的受影響單位所提出的控訴。

 

屬下為何不會向自己的部門主管及時求救:

1.對於主管的能力沒信心,即使及時提出報告,除了被責備外,也得不到任何協助。

2.反正主管不關心,就算未提報告,主管也不會知道,就算知道也有理由可用來推託,不會受到主管責罰。

3.屬下根本不瞭解該項工作內容及要求進度,因為主管並未明確分配工作,及說明工作內容,工作注意事項,及進度要求。

 

問題二:對於部屬當日的工作內容及進度要求,身為主管的你能確實掌握嗎?

答案多半是肯定的,但是如果只是每個部屬的例行職務,這種答案毫無意義。真正的掌握是能避免屬下因失誤或錯誤造成進度延誤,也就是針對可能出錯的部份要先行管制。

 

如何有效掌握部屬的工作:

1.瞭解部屬當日的工作內容,才能確實掌控工作進度。

2.一對一的詳細詢問,遠比一群人的會議討論更能掌握實情,提高效率。

3.對於工作內容的狀況瞭解,才能提供有效的人力物力支援及適時的教育訓練。

4.對於部屬工作效率的瞭解,除了代表主管的關心,更是對部屬過失的實質警惕。

5.一般工作心態上,主管不希望屬下做出未經授權的決定,屬下也害怕主管自己或是其他同僚取代其工作責任範圍。

 

 

問題三:在何種情況下,身為主管的你曾經協助部屬進行跨部門的溝通聯絡作業?

答案經常是部屬未提出請求因而主管不知情,或是在制度及流程的限制下,連主管也無法與其他部門進行有效的溝通聯絡。

 

主管跨部門溝通聯絡的重要性:

1.屬下與其他部門無法溝通時,為了日後可將責任推諉歸屬其他單位,而且可用以掩飾自己的失誤責任,經常故意隱匿事實不報告本部門主管。

2.利用主管跨部門之間的聯絡,可溝通部門間的歧見,並顯現制度流程及實際作業間的差異問題點。

3.若跨部門主管間對事務有共識時,可先採取優先處理的補救措施,再來研究改善制度流程。

4.如果因部門主管間的看法不同無法溝通時,受影響單位主管應該立即主動提出,請上級裁決做法,以爭取作業時效,及確認部門職權及責任歸屬。

 

如何檢驗工廠部門主管有無前述的問題點:

基本上工廠的營運中心是在於生管單位,不管是各項人力物力的支援調配,各部門間的作業進度追蹤管制,都是藉由生管的規劃及聯絡協調。也就是說任何單位的疏失,所產生的問題及影響,生管單位應該是一清二楚,也必須立刻協調採取相對的補救措施。在工廠內立場不同的業務,工程,品管,物料,生產部門間,唯有生管單位能保持公正獨立心態,為高層主管提供正確管理及考核資訊。

建議只要有進度問題發生時,由生管立即召集部門主管會議討論,就可以很清楚各部門主管對於所發生問題的瞭解度及關心度,也可以藉此警惕部門主管加強本單位的作業管制。

 

 

 

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