這裏所提到的經營管理報表,依照其使用目的,可區分為經營報表與管理報表。後者其實就是公司內的一般作業表單,或再進一步經過簡略統計整理出來的資料資料,一般公司由於內部單位管理參考的必要,都會有這些管理報表的設定。而前者經營報表則為根據年度目標的專案及數值設定,每月顯現其經營目標的達成狀況,也就是代表經營者的整體經營成果表現。很多小公司都會有內部管理報表,卻缺少經營報表,或是未適當設定經營報表的專案及目標數值。而且更大的錯誤在於有些經營者認為,每個月的財務報表就已經是公司的經營報表。特別要強調的是財務報表所呈現的只是每個月的整體經營成果資料,而經營報表除了這些資料,還呈現各部門的作業品質狀況,提供經營者及時的改進方向考量。

 

如何制定經營報表呢?首先是要選定公司與各部門的主要管制目標專項,並且根據去年度的達成資料,及新年度的預估狀況,訂定新年度的目標資料,再參考年度內各月份的淡旺季差異,分別修訂成各月份的目標資料。執行重點為經營者與部門責任主管,每個月應該針對實際的目標達成情形,提出檢討改善或適時重新修訂目標值。另外在制定年度計畫之時,也應該同時檢討各部門之計畫,是否與公司整體計畫配合,以免目標互相衝突或浪費部門乃至公司資源。在每個月或每季的目標達成情形持續追蹤之下,經營者與部門責任主管勢必承受明顯的改善壓力,整個公司也會由過去的守成經營,轉而發揮效率追求突破發展。

 

至於應該如何選定項目呢?以公司整體經營成果面考量,配合財務報表的需求,當然是第一選擇的重點專案。例如,銷售業績額,利潤額,材料附加值,成品及材料庫存金額等等。然後再針對各責任部門分別選定專案,以呈現各部門的作業績效,但是專案不宜太多,以免因而模糊焦點。例如,業務單位的應收賬款,訂單接單金額,業務費用等。生產單位的成本效率,製造費用,直接人力,良品直通率等。品質單位的客戶退貨率,物料及外製品退貨率,客訴損失金額等。技術單位的新機型研發件數或時間,研發費用,技術重工損失等。管理單位的間接人力或費用,加班時數,物料停線損失等。

 

最重要的是,專案及合格標準的設定必須合理,而且所提報的資料必須有正確性,才能提供有效的評核與改善依據。如果不需要努力就能達成的目標,或是整年度內再多的努力,也難以達成的目標,就完全失去訂定的意義。另外也可以活用經營報表的目的,隨時增加以未來半年度或以未來一季為管制目標的專案。

 

 

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